Uprawnionymi do złożenia wniosku o przyznanie pomocy materialnej w formie stypendium szkolnego lub zasiłku szkolnego są:

• rodzice lub pełnoletni uczeń, przy czym przez rodzica ustawa o systemie oświaty rozumie również prawnych opiekunów dziecka oraz osoby (podmioty) sprawujące pieczę zastępczą nad dzieckiem,
• odpowiednio dyrektor szkoły, kolegium pracowników służb społecznych lub ośrodka rewalidacyjno-wychowawczego.

Pomoc materialna o charakterze socjalnym może być przyznana również z urzędu. W sytuacji wszczęcia postępowania z urzędu lub z inicjatywy dyrektora szkoły wymagana jest zgoda przedstawiciela małoletniego ucznia lub pełnoletniego ucznia na prowadzenie postępowania, bowiem nie jest możliwe przyznanie pomocy materialnej o charakterze socjalnym wbrew woli strony.

W przypadku składnia wniosku przez rodzica wystarczy, aby podpis złożony został przez jednego  z rodziców małoletniego ucznia.

Uprawnienie do złożenia wniosku przysługuje rodzicom do czasu uzyskania przez dziecko (ucznia) pełnoletniości. Po osiągnięciu przez ucznia pełnoletniości, uprawnienie do wystąpienia z wnioskiem o świadczenie posiada wyłącznie uczeń. Oczywiście rodzic może reprezentować pełnoletniego ucznia w postępowaniu w sprawie przyznania stypendium szkolnego czy zasiłku szkolnego, z tym że jako pełnomocnik.

Od 1.09.2019 r.:

Wniosek o przyznanie stypendium szkolnego składa się do 15 września danego roku szkolnego, a w przypadku:

1) uczniów i słuchaczy szkół, w których zajęcia dydaktyczno-wychowawcze rozpoczynają się w pierwszym, powszednim dniu lutego – do 15 lutego danego roku szkolnego;

2) słuchaczy kolegiów pracowników służb społecznych – do 15 października danego roku szkolnego.

Rok szkolny rozpoczyna się 1 września każdego roku, a kończy – 31 sierpnia następnego roku. Ustawodawca określił w ustawie termin końcowy składania wniosku na dzień 15 września, jak również termin początkowy na dzień 1 września poprzez użycie sformułowania „danego roku szkolnego”.

Stypendium szkolne może otrzymać uczeń znajdujący się w trudnej sytuacji materialnej, wynikającej z niskich dochodów na osobę w rodzinie, w szczególności gdy w rodzinie tej występuje: bezrobocie, niepełnosprawność, ciężka lub długotrwała choroba, wielodzietność, brak umiejętności wypełniania funkcji opiekuńczo-wychowawczych, alkoholizm lub narkomania, a także gdy rodzina jest niepełna lub wystąpiło zdarzenie losowe. Dla przyznania stypendium szkolnego konieczne jest łączne wystąpienie dwóch przesłanek: spełnienia kryterium dochodowego oraz trudna sytuacja rodziny. Spełnienie kryterium niskich dochodów na osobę w rodzinie oznacza nieprzekroczenie na osobę w rodzinie ucznia kwoty dochodu, o której mowa w art. 8 ust. 1 pkt 2 ustawy o pomocy społecznej (obecnie jest to 600,00 zł). Ustawodawca nie przewidział możliwości przekroczenia kryterium dochodowego w żadnym zakresie, co oznacza, że w przypadku gdy dochód na osobę w rodzinie ucznia ubiegającego się o stypendium szkolne przekroczy kryterium dochodowe (600,00 zł), to nie została spełniona przesłanka dochodowa, co skutkuje wydaniem decyzji odmownej. Zasadą jest, że dochód oblicza się z miesiąca poprzedzającego miesiąc złożenia wniosku.

Warunkiem przyznania uczniowi zasiłku szkolnego jest łączne spełnienie następujących przesłanek: wystąpienia zdarzenia losowego, związanego z tym wystąpienia przejściowo trudnej sytuacji materialnej ucznia oraz celu świadczenia, jakim są wydatki związane z procesem edukacyjnym lub pomoc rzeczowa o charakterze edukacyjnym. Aby mógł przyznany być zasiłek szkolny, musi zostać wykazany związek przyczynowo skutkowy pomiędzy zdarzeniem losowym a czasowym pogorszeniem się sytuacji materialnej ucznia i związaną z tym koniecznością finansowego wsparcia dla zaspokojenia jego potrzeb edukacyjnych. Brak jest w ustawie o systemie oświaty definicji zdarzenia losowego, co powoduje, że w kompetencji organu realizującego zadanie pozostaje dokonanie oceny, czy dane zdarzenie mieści się w kategoriach zdarzenia losowego. Przyjmuje się, że zdarzenie to winno mieć charakter nagły, niespodziewany i przemijający, nadto winno wpływać na przejściowe trudności  z zaspokojeniem potrzeb edukacyjnych ucznia. Należy podkreślić, że niedopuszczalne jest uzyskanie kilkakrotnego zasiłku szkolnego związanego z tym samym zdarzeniem losowym.

W przeciwieństwie do stypendium szkolnego zasiłek szkolny jest niezależny od dochodu, co oznacza, że podstawą przyznania zasiłku szkolnego nie jest „trudna sytuacja materialna wynikająca z niskich dochodów w rodzinie, lecz trudna sytuacja musi być następstwem zdarzenia losowego, jako przejściowy jego skutek”